ما هو المشروع؟ قبل الإجابة على هذا السؤال، فإنه قد يكون من الأفضل أن نُعَّرف ما هو ليس بمشروع.
المشروع ليس تلك المهام اليومية التي نقوم بها في عملنا اليومي مثل الرد على الهاتف، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو كتابة التقارير لمديرك. حتى أنها ليست تلك الاجتماعات الدورية مع زملائك كل أسبوع.
كل ما ذكر ليس بالمشروع - انها ما نسميه "العمل كالمعتاد".
في هذا العام أكثر من مئة وخمسين ألف شخص سيتقدم لاختبارات برنس2 في مكان ما في العالم مما يجعلها إلى حد كبير شهادة إدارة المشاريع الأكثر شعبية في العالم.
العمل كالمعتاد يشير إلى كل تلك الأنشطة الجارية اليومية التي تبقي المنظمة تعمل على أفضل وجه.
فكر في منظمة تجارية ما. ان لها هيكلة معينة عادة ما تقسم إلى وحدات وإدارات وظيفية مختلفة. أو إذا كنت تعمل في لدى الحكومة فإنك سوف تعمل في واحدة من الإدارات التابعة لها. وبغض النظر عن أي قسم أو إدارة تعمل ضمنها، عادة ما تكون وظيفتك محددة ضمن نطاق ضيق.
وهكذا إذا كنت تعمل في قسم المبيعات فسيكون عملك هو زيادة المبيعات في المؤسسة. وإذا كنت تعمل في قسم تكنولوجيا المعلومات فستكون وظيفتك الحفاظ على نظم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة. وهذا ما نعنيه بالعمل كالمعتاد.
الآن، ماذا عن المشاريع؟
دعونا نبدأ من خلال النظر في بعض الأمثلة عن المشاريع. تطوير هاتف ذكي جديد هو مشروع. تصميم وإطلاق حملة تسويقية هو مشروع. تحسين عمليات العمل كالمعتاد والإجراءات هو مشروع. إقامة حفل زفاف هو مشروع. وكذلك عملية الانتقال إلى منزل جديد.
فما هي الخصائص التي تشترك فيها كل تلك المشاريع؟ وما الذي يجعلها مختلفة عن العمل كالمعتاد؟
حسنا، كل المشاريع لديها تاريخ بداية وتاريخ نهاية وهذا يعني أنها مؤقتة. على الرغم من المشاريع في بعض الأحيان قد تتأخر إلا أنها سوف تتوقف عند نقطة معينة. إذا لم يتوقف العمل فهذا يعني أن هذا العمل لا يعد مشروعاً – بل هو عمل كالمعتاد.
أيضاً ستُحدث المشاريع تغييرات إلى العمل كالمعتاد. سيفعل مشروعك هذا عن طريق خلق مخرجات معينة سيتم استخدامها من قبل العمل كالمعتاد لإحداث هذه التغييرات. قد يكون أحد هذه المخرجات منتج جديد سيطرح في السوق. قد يتطلب هذا عمليات جديدة للدعم والمبيعات داخل المنظمة. أو قد تكون المخرجات هي التحسينات على طريقتنا في تنفيذ العمل كالمعتاد - مثل تحسين العمليات في عملك وجعلها أكثر كفاءة، على سبيل المثال الانتقال من نظام ورقي إلى نظام مؤتمت.
وهناك خاصية أخرى تتمتع بها المشاريع وهي أنها دائماً فريدة. على الرغم من مشاريعك قد تكون مشابهة لبعضها فإنها دائماً تنتج نتائج مختلفة في كل مرة.
والمشاريع غالباً ما تكون متقاطعة الوظائف. إذا كنت بمنظمة كبيرة، فإن مشاريعها غالباً ما تكون عالمية في مقاييسها. فإطلاق نظام بريد إلكتروني جديد لمنظمتك في مقراتها المنتشرة بأنحاء العالم هو بشكل أكيد أكثر تعقيداً مما لو طبقناها على قسم صغير فقط موجود في مدينة ما
الخاصية الأخيرة للمشاريع تتعلق بالمخاطر. المخاطر هي عن عدم اليقين – أي الأشياء التي قد تسير بالاتجاه الخاطئ في المشاريع. على سبيل المثال الهاتف الجديد الذي نعمل على تطويره، ماذا لو لم يقم أحد بشرائه؟ المشاريع هي دائماً بطبيعتها أكثر خطورة من العمل كالمعتاد لأننا ضمن المشاريع فإننا نقوم بتنفيذ أشياء لأول مرة، في حين عند القيام بالعمل كالمعتاد فإنها تكون مجرد تكرار لعملنا اليومي الاعتيادي.
وبهذا، استعرضنا خصائص كل من العمل كالمعتاد والمشاريع.
نأمل إن وجدت هذه المقالة مفيدة فلا تتردد في ارسالها لأصدقائك وللمهتمين. وإذا كنت تريد معرفة أي مستوى من دورات PRINCE2 يناسبك أو يناسب مؤسستك أكثر، لا تتردد بالاتصال والتحدث مع أحد مستشاري التدريب لدينا على الرقم 00442071485985 أو التواصل معنا على البريد الالكتروني
